Всі документи повинні бути правильно оформлені, прийняті (підписані) уповноваженими особами та враховані. При створенні документа визначається його вид, і, відповідно до цього, встановлюються реквізити, що забезпечують його юридичне значення.
Юридичне значення - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення. Відсутність необхідних реквізитів або неправильне їх оформлення може привести до того, що документ не матиме юридичного значення (наприклад, якщо немає підпису або дати).
Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичне значення документів, є:
- найменування організації - автора документа;
- назва структурного підрозділу;
- дата документа;
- реєстраційний номер;
- гриф обмеження доступу до документа;
- текст;
- підпис;
- печатка.
Реквізити в документі розташовуються в певній послідовності, встановленої ГОСТ Р 6.30-2003
Забезпечення зберігання документів
Секретар формує справи Керуючої ради відповідно до номенклатури, і, як правило, передає на зберігання в освітній заклад, при якому працює Керуючий рада.
Документи по розгляду одного питання містяться разом (формують пакет документів) в такій послідовності: вхідний документ; додаток до нього (якщо є); документ на виконання вхідного; додаток до нього (якщо є); інші документи, що мають відношення до зазначеного питання.
Основні правила формування справ:
- в справу поміщаються документи, робота за якими завершена;
- документи, підшиті до справи, є оригіналами або завіреними копіями;
- документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
- документи, що стосуються одного питання, поміщаються в одну справу;
- в справу включається, як правило, один екземпляр документа;
- кожен документ, поміщений у справу, повинен бути правильно оформлений (мати дату, підпис, відмітку про виконання і т.п.);
- в справу формуються, як правило, документи одного року;
- в справу не повинні бути підшиті проекти, варіанти документів, що не підписані або які не затверджені головою Ради;
- документи всередині справи найчастіше розташовуються в зворотній хронологічній послідовності, тобто тільки що виконані документи будуть підшиті в папці зверху;
- переписку Ради ділять на дві папки: з отриманої (вхідні документи) і відправленої (вихідні документи) кореспонденцією.
На обкладинці справи повинно бути зазначено:
- найменування організації;
- номер папки по номенклатурі справ;
- заголовок справи;
- рік закладу;
- термін зберігання.
На заключному етапі формування справ складається також засвідчувальний аркуш справи, опис та внутрішній опис (див. Можливі варіанти оформлень цих документів).
Порядок доступу до документів Керуючої ради
Справи, що знаходяться на зберіганні, при необхідності можуть видаватися членам Керуючої ради і співробітникам освітнього закладу, при якому створено Раду, і стороннім організаціям, за вказівкою голови Керуючої ради.
Видача справ членам Ради і співробітникам освітнього закладу здійснюється на термін не більше одного місяця, під розписку, на видану справу заводять карту-заступник справи, в якій повинно бути зазначено: номер справи, дата видачі, кому видано (посада, ПІБ), підпис виконавця , термін повернення, відмітка про повернення, примітка.
Стороннім організаціям справи видаються за їх письмовим запитом та дозволу голови керуючої ради - автора документа. У карті-заступника справи вказують додатково найменування організації. При видачі складається акт прийому-передачі справи.
Через 2-3 роки після завершення діловодного року документи постійного і довготривалого (понад 10 років) термінів зберігання передаються за описом в архів освітнього закладу. Документи тимчасових термінів зберігання (до 10 років) зазвичай в архів не передають. Після закінчення термінів їх зберігання і втрати практичного значення вони підлягають знищенню з складанням відповідного акту.