- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Які документи підшиваються при оформленні особової справи працівника
- Які документи не підшиваються при оформленні особової справи працівника
- Оскільки особисті справи співробітників відносяться до документів тривалого зберігання, при формуванні...
- Особиста справа: правила оформлення
- Зберігання особистих справ
Правила оформлення і ведення особових справ працівників кожна компанії вправі розробити з урахуванням специфіки своєї діяльності. Але при цьому слід враховувати загальні принципи відповідно до яких здійснюється ведення особистих справ співробітників.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Для чого необхідне формування і ведення особових справ працівників
Коли оформлення особової справи є обов'язком роботодавця
Відповідно до законодавства, ведення особових справ працівників ставиться в обов'язок не всім роботодавцям. Такі справи зобов'язані формувати кадрові служби організацій державного і муніципального підпорядкування. 
Встановити цей обов'язок стосовно підлеглих їй підприємств також може будь-яка головна організація. Приватні комерційні підприємства мають право самостійно визначати необхідність ведення і зберігання особистих справ.
Щоб спростити кадровий документообіг, багато компаній відмовляються від ведення особистих справ, але це не завжди виправдовує себе. Документи, що підтверджують трудову діяльність працівника, його кваліфікацію, професійні та особистісні компетенції, зібрані в одному місці і оформлені у вигляді особової справи , Є істотною підмогою в роботі з персоналом. Такі справи дозволяють здійснювати індивідуальний підхід і планувати роботу з персоналом, враховуючи можливості кожного працівника.
Які документи підшиваються при оформленні особової справи працівника
Порядок ведення особових справ працівників роботодавець може встановити будь-яким локальними внутрішніми актом. Вимоги до ведення особистих справ можуть бути описані в окремому розділі документа, що регламентує всі процедури діловодства компанії або ж в спеціальному положенні про ведення особистих справ. Така справа може бути заведено, як тільки будуть підписані трудовий договір і наказ про прийом на роботу. Крім цих документів , В числі перших в папку підшиваються копії документів про освіту і наявної у працівника кваліфікації, а також копії свідоцтв ІПН і СНІЛС.
Згодом, в ході трудової діяльності на даному підприємстві, в особову справу підшиваються копії довідок та інших документів, що підтверджують зміну:
сімейного стану працівника;
паспортних даних, наприклад, зміну прізвища;
рівня освіти, отримання додаткової професійної освіти або спеціальності, присвоєння нового розряду або кваліфікації.
Зверніть увагу! Копії всіх документів, підшитих при формуванні та веденні особистого справи співробітника повинні бути завірені підписом особи, яка призначена наказом відповідальним. Засвідчувальний напис оформляється відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.
Крім цього, при оформленні особистих справ співробітників в них підшиваються:
додаткові угоди, укладені з працівником;
накази про переведення або зміну посади, посадового окладу, стажуванні тощо;
посадові інструкції, власноруч підписані працівником;
документи, що підтверджують результати атестації, тестових випробувань при прийомі на роботу;
характеристики співробітника;
копії документів про нагородження, стягнення або заохочення.
Останній документ, який підшивається в папку з особистою справою, це наказ про звільнення працівника.
Зверніть увагу! З 1 липня 2017 року посилено вимоги до збору, обробки та зберігання персональних даних. Тому до особової справи рекомендується підшити і письмову згоду співробітника на збір, зберігання і обробку його персоніфікованої інформації.
Які документи не підшиваються при оформленні особової справи працівника
Довідка
Оскільки особисті справи співробітників відносяться до документів тривалого зберігання, при формуванні в їх склад не включаються ті документи, термін зберігання яких не перевищує п'ять років. Це, наприклад:
- накази про надання щорічних відпусток і відгулів;
- заяви на відпустку або надання відгулу;
- медичні довідки про стан здоров'я;
- довідки з місця проживання;
- матеріали судових розглядів, а також пропозиції, що надійшли на адресу роботодавця матеріали від редакцій засобів масової інформації.
Порядок ведення особової справи в 2018 році
Встановлений на підприємстві положенням про ведення особистих справ порядок їх ведення може передбачати формування таких справ на кожного працівника, з яким укладається трудовий договір, або ж тільки щодо деяких категорій працівників. Виходячи їх практичних міркувань, доцільним видається обмежити формування та ведення особових справ щодо трьох категорій:
керівний склад;
особи, з якими оформлені договори про матеріальну відповідальність.
У тому випадку, коли порядок оформлення особових справ дійсний тільки щодо деяких категорій працівників, в папку повинен бути підшитий документ, що підтверджує приналежність співробітника до такої категорії. Наприклад, коли мова йде про керівника підприємства, це може бути виписка з протоколу загальних зборів або рішення ради директорів. Таким документом також може бути наказ про призначення на посаду або договір про матеріальну відповідальність.
Відповідно до встановленої практики і рекомендацій, наведених в «Основних правилах роботи архівних організацій», документи в папку з особистою справою підшиваються в міру їх оформлення, тобто, в хронологічному порядку.
Зверніть увагу! Будь-які зміни документів в особовій справі співробітника вносяться тільки на підставі підтвердних документів, а не зі слів працівника.
Правилами ведення особових справ працівників передбачається доступ співробітника до свого особової справи для ознайомлення з його змістом. Зробити це співробітник може тільки після того, як напише заяву і отримає дозвіл від керівника компанії. Ознайомитися зі своєю особистою справою працівник має право тільки в присутності особи, відповідальної за їх ведення.
Зверніть увагу! Щорічно на підприємстві повинна проводитися інвентаризація особистих справ співробітників, за результатами якої складається акт.
Читайте також:
Особиста справа: правила оформлення
Як правило, оформлення особової справи починається відразу після того, як виданий наказ про прийом на роботу. Як обкладинки справи використовується звичайна папка-швидкозшивач. Можна, звичайно, при первинному оформленні обмежитися тим, що на лицьовій стороні обкладинки вказати розбірливим почерком відомості про прізвища, імені та по батькові співробітника, датою наказу про прийом на роботу і номері особової справи. Але, коли рано чи пізно буде проводитися оформлення особової справи в архів, обкладинку його потрібно оформити відповідно до встановлених правил, за формою, затвердженою для справ постійного зберігання. Обкладинка особової справи співробітника, зразок оформлення 2018 представлений нижче.
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>
Тема особової справи в даному випадку - це ім'я, по батькові та прізвище співробітника, які повинні бути вказані в називному відмінку. Якщо в документах справи фігурують додаткові варіанти написання прізвища або імені та по батькові, їх також необхідно буде вказати в заголовку, уклавши в дужки, наприклад: Іванова (Петрова) Ірина Миколаївна.
Як крайніх дат, які вказані на зразку оформлення титульного аркуша особової справи слід вказати дату наказу про прийом на роботу і наказу про звільнення співробітника.
Зверніть увагу! Всі записи, що вносяться до папку, роблять чорнилом синього або чорного кольору, закреслюючи прямою лінією невірні відомості і зверху них вписуючи нову інформацію.
Оскільки багато документів, підшиті в папці з особистою справою, мають особливу важливість, необхідно скласти їх внутрішній опис. Така опис служить не тільки підтвердженням наявності в папці того чи іншого документа, але і істотно полегшує їх пошук. оформлення внутрішньої опису особової справи співробітника зразок, представлений нижче.
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>
Слід пам'ятати, що всі листи документів, підшитих в справу, необхідно пронумерувати. При цьому внутрішня опис має власну нумерацію, кількість її листів при передачі папки зі справою на архівне зберігання вказується в листі-засвідчувач.
Зберігання особистих справ
Зазвичай, особисті справи діючих співробітників підприємства знаходяться на поточному зберіганні в кадровій службі і отримують статус закінченого діловодства після того, як співробітник звільниться - в цьому випадку вони повинні бути передані в архів організації на зберігання не пізніше, ніж через три роки. Але коли мова йде про державну службу, оформлення особової справи в архів допускається відповідно до нормативів тільки через 10 років. Це обумовлено тим, що при перекладі чиновника до іншого відомства його особиста справа має бути передана за новим місцем роботи.
У таблиці представлені вимоги до термінів зберігання особистих справ, встановлені відповідно до статті 22.1 федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ і Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання затвердженому Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 .
Документи по особовому складу
Створені до 2003 року
Створені після 2003 року
Сформовані в державних, муніципальних органах і організаціях-джерелах комплектування держархівів
75 років з дати створення
50 років з дати створення
Сформовані в державних і муніципальних архівах, що надійшли з ліквідованих організацій всіх форм власності
75 років від дня надходження
50 років від дня надходження
Сформовані в інших організаціях
75 років з дати створення
50 років з дати створення
Особові справи керівників
постійно
постійно
Особиста справа оформляють на кожного працівника протягом семи днів з моменту прийому (тобто після видання наказу про зарахування на роботу) і ведуть протягом усієї трудової діяльності на цьому місці роботи. Всі документи підшивають в папку. На ній вказують прізвище, ім'я, по батькові працівника (строго посередині лицьової обкладинки папки), дату прийняття на роботу (дату, коли заведено особову справу), номер особової справи. Записи в документах особової справи виробляють від руки пір'яний або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, без виправлень і розбірливо. Якщо виправлення необхідні, кадровий працівник повинен завірити їх своїм підписом і печаткою фірми.
До кожного розділу особової справи складають внутрішню опис. У неї записують назви всіх підшитих документів, дату включення документа до особової справи, кількість аркушів, дату вилучення документа, ким вилучено і з якої причини. Кадровий працівник, який складає опис , Повинен її підписати і поставити дату складання. . Вилучити якийсь документ з особової справи можна тільки з дозволу начальника кадрового відділу або керівника фірми. При цьому в графі "Примітка" внутрішнього опису потрібно зробити про це запис. На місце тимчасово вилученого документа вкладають довідку-заступник, в якій повинні бути вказані дата, причина вилучення, розпис того співробітника, який видав документ, і того, хто отримав його в тимчасове користування.
У кожну справу вкладають фотокартку працівника, на звороті якої повинні бути вказані його прізвище, ім'я, по батькові, підпис начальника кадрового відділу та печатку фірми. Доцільно також ставити дату фотографування.
Читайте також:
