- Підготовка до передачі документів до відомчого архіву
- Оформлення справ перед здачею в архів:
- Допомога професіоналів в питанні підготовки та передача справ
Це процес не просто тривалий і трудомісткий, але вимагає знання певних нюансів. Саме тому рішення подібних завдань краще довіряти професіоналам. Але про все по порядку.
Підготовка до передачі документів до відомчого архіву
Отже, якщо ми говоримо про підготовку і передачу в відомчий архів справ постійного або тривалого терміну зберігання, то подібні документи необхідно до оформити і описати в обліковій формі. Що стосується справ тимчасового зберігання (до десяти років), то дану обробку проводити не обов'язково - справи можна зберігати в обкладинках, в яких проводилося формування. Облік подібної документації здійснюється відповідно до номенклатури справ - дана робота проводиться службою ДОУ, працівниками відповідних підрозділів, під контролем експертної комісії. У тому випадку, якщо після підготовки і передачі справ до відомчого архіву, документи надходять на державне зберігання, то контроль буде здійснюватися також і державним архівом.
Оформлення справ перед здачею в архів:
- Пересістематізація в справі документів (справи підшиваються в хронологічному порядку).
- Складання листів-засвідчувач справ, нумерація аркушів.
- Оформлення реквізитів обкладинки справ відповідно до встановленої форми.
- Підшивка справи або його халепу.
- Якщо необхідно, фахівці складають внутрішню опис документації в справі - у випадках, коли справи містять особисту або особливо цінну документацію або якщо заголовки справ не здатні розкрити зміст документів.
Описи для відомчого архіву
Якщо організації не потрібно здавати документацію на державне зберігання, досить підготувати два примірники опису: один для відомчого архіву, другий - контрольний примірник, який зберігається в структурному підрозділі. В інших випадках підготовка і передача справ до відомчого архіву на увазі підготовку трьох примірників опису, де третій примірник готується для Держархіву. У відомчий архів слід передавати справи або тривалого зберігання, або постійного зберігання. Також передаються справи з особового складу - тільки по описам. Що стосується справ тимчасового зберігання, то передавати їх до відомчого архіву немає необхідності - після терміну зберігання подібної документації, необхідно підготувати акт про знищення документів.
Допомога професіоналів в питанні підготовки та передача справ
Вище перераховані далеко не всі нюанси, які необхідно знати при підготовці і передачі справ до відомчого архіву. Але й наведених прикладів цілком достатньо для того, щоб переконатися - допомога професіоналів в даному питанні буде просто неоціненна. Якщо вас цікавить грамотна підготовка і передача справ до відомчого архіву, звертайтеся до фахівців «Архів Гарант» - ви залишитеся задоволені зробленим вибором. З усіх питань звертайтесь за телефоном: 8 (495) 233-73-92 або надішліть запит на [email protected]
Подивитися всі статті