Кожне підприємство передбачає посаду Відповідального за протипожежну безпеку. Це може бути сам керівник або особа, призначена його наказом. Діяльність відповідальної особи регламентується Правилами протипожежного режиму РФ. Зокрема, ними передбачено ведення ряду журналів з пожежної безпеки .
У журналах фіксують все, що стосується проведення протипожежних заходів. Якщо контролюючі організації зацікавляться підприємством, журнали документально підтвердять, що діяльність з профілактики пожеж ведеться відповідно до вказівок нормативних документів.
- Журнал обліку інструктажів: тут містяться відомості про проведення вступного, первинного, повторного та інших видів інструктажу;
- Журнал технічного обслуговування вогнегасників: періодичність огляду - раз в квартал, на півроку і рік;
- Журнал проведення випробувань і перезарядки вогнегасників: періодичність встановлюється в залежності від виду вогнегасника;
- Журнал контролю стану первинних засобів пожежогасіння: враховуються всі кошти - ящики з піском, вогнегасники, пожежні крани і ін;
- Журнал обліку та технічного огляду пожежних кранів: перевірки проводять раз на півроку;
- Журнал перевірки пожежних гідрантів, забірних пристроїв в водоймах, пожежних насосів і щитів: водопровід для протипожежних потреб перевіряють не рідше двох разів на рік;
- Журнал обліку, технічного обслуговування і ремонту установки пожежогасіння: при її наявності;
- Журнал обліку несправностей систем автоматичного протипожежного захисту: вказують дату, причину поломки і заходи щодо її усунення;
- Журнал реєстрації робіт з технічного обслуговування і планово-попереджувального ремонту систем пожежної автоматики: необхідний для налагодження періодичності подібних заходів.
Записи в журналах підкріплюються підписом відповідальних осіб. Наприклад, при ремонті устаткування необхідний підпис спеціаліста, який його проводив. Обов'язково вказівку дат проведення тієї чи іншої події. Час від часу журнали перевіряються керівництвом.
